Organization Learning Systems - COMTURITY - badanie komunikacji i przepływu informacji

COMTURITY – badanie komunikacji i przepływu informacji

System komunikacyjny organizacji podobnie jak układ nerwowy u człowieka determinuje ilość, jakość, adekwatność i terminowość przepływu informacji. Obecnie, kiedy otaczają nas ułatwienia w komunikowaniu się, paradoksalnie komunikacja staje się trudniejsza.

Powszechna dostępność środków komunikacji sprawia, że przygotowanie informacji jest łatwe, co sprawia ostatecznie, że ilość informacji dociera do nas w nadmiarze może generować chaos, zagubienie.

COMTURITY jest badaniem diagnozującym system przepływu komunikacji i informacji umożliwiając klaryfikację poprzez wprowadzenie reguł ograniczających nadmiar informacji, proponując przy tym rozwiązania informatyczne tworzące adekwatne kanały komunikacji.

W badaniu COMTURITY przyjmujemy następujące założenia dotyczące komunikacji:

  • Komunikacja odbywa się pomiędzy stanowiskami – analiza komunikacji musi być na tym poziomie
  • Osoby pracujące na określonych stanowiskach otrzymują, wysyłają informację, która z perspektyw innego stanowiska jest – niezbędna, użyteczne, możliwa, zbędna
  • W komunikacji istotny jest dostęp do informacji
  • Informacja wymieniana jest za pomocą różnych mediów

Badanie COMTURITY analizuje system komunikacji odpowiadając na pytania, odnoszące się do kryteriów:

  • K 01 > POMIĘDZY STANOWISKAMI – Kontakt pomiędzy jakimi stanowiskami w organizacji jest kluczowy, powinien być sformalizowany?
  • K 02 > OTRZYMUJĄ, WYSYŁAJĄ INFORMACJĘ – Jaki zakres kluczowych informacji powinien być przekazywany pomiędzy stanowiskami i jak często?
  • K 03 > DOSTĘP DO INFORMACJI – Jakie informacje powinny być dostarczanie bezpośrednio (rozmowa, e mail, telefon itd.), inne udostępnianie (bazy danych, dyski wymiary itd.)?
  • K 04 > RÓŻNYCH MEDIÓW – Jakie media powinny służyć wymianie informacji?
  • E01. MACIERZ – badanie rozpoczynamy od przygotowania macierzy stanowisk, której celem jest określenie, kto w jakim zakresie komunikuje się w organizacji, które z kontaktów komunikacyjnych są wzajemnie uważane za krytyczne. Kontakty dzielimy na stopnie ważności – czerwona linia, pomarańczowa linia, niebieska linia. Pierwsza dla kontaktów / relacji kluczowych, ostatnia dla mniej istotnych. Na tym etapie ustalamy również informacje otrzymywane do jakich stanowisk są zbędne lub mogą otrzymać kategorię warunkowe / dostępowe – co oznacza, że odbiorca chciałby mieć dostęp do informacji warunkowo, wtedy kiedy sam tego potrzebuje. Na tym etapie następuje uporządkowanie wzajemnych relacji i odrzucenie, przekategoryzowanie zbędnych.
  • E02. ANALIZA MERYTORYCZNA – w następnym etapie, najdłuższym następuje opisanie (nazwanie dwustronnych) potrzeb komunikacyjnych. Komunikaty są nazywane, kategoryzowane (np. raport, zestawienie, opis, spotkanie itd.) i osadzane w czasie (jak często, do jakiej godziny). Opisywane są również inne, bardziej sporadyczne komunikaty. Zadaniem obu stron jest potwierdzenie realizacji komunikatów – co do zawartości, częstości lub jego odrzucenie.W takim przypadku obie strony lub jednak może przygotować krótki opis rozbieżności i zaproponować inne rozwiązanie. W ten sposób otrzymujemy listę „alertów” różnego stopnia, które są podstawą do wzajemnych ustaleń. Ustalenia mogą być realizowane bezpośrednio przez wyznaczonych pracowników lub analizowane pomiędzy kierownikami jednostek organizacyjnych, którzy mają wgląd do całości alertów w swoich jednostkach organizacyjnych. Etap umożliwia zgłoszenie również potrzeby w zakresie komunikacji, co traktowane jest jako rodzaj alertu.
  • E03. ANALIA TYPÓW MEDIÓW / DOSTĘPÓW – oznacza przypisanie informacji merytorycznej do określonego typu mediów, za pomocą którego powinno być dostarczana lub jaki sposób powinna być deponowana w banku informacji, aby była użyteczna i dostępna wtedy, kiedy odbiorca jej potrzebuje. Na tym etapie następuje również ustalenie kto jest „infoner’em” – information owner’em – osobą odpowiedzialną za przygotowanie informacji, dostarczenie jej lub umieszczenie w bazie.
  • E04. PROJEKT – jest etapem opracowania i wdrożenia zmian w systemie komunikacji.
  • E05. REAUDYT – jest procedurą zamykającą pozwalającą stwierdzać na ile przyjęte zmiany w systemie komunikacji działają.
  • COMTURITY – bada przepływ komunikacji bezpośrednio pomiędzy stanowiskami w organizacji
  • COMTURITY – pozwala ustalić optymalny zestaw komunikacji, która jest przekazywana za pomocą różnych mediów
  • COMTURITY – separuje informacje, które powinny być dostarczane bezpośrednio (potrzebne na czas) od tych, które mogą być dostępne (udostępnione)

Wszystkie usługi doradcze z tej kategorii: